Realizacja zamówień fizycznych — wyszukiwanie zamówienia, pakowanie, śledzenie przesyłki i zwroty

Poradnik wideo

Wolisz obejrzeć filmik? Ten filmik pokazuje cały proces realizacji zamówienia — od znalezienia zamówienia w kolejce „Do wysyłki”, przez adres kupującego i panel „Przesyłka”, aż po wprowadzenie numeru śledzenia, oznaczenie zamówienia jako wysłanego oraz to, co dzieje się z Twoimi zarobkami.

Kiedy kupujący zapłaci za jeden z twoich produktów fizycznych, zamówienie pojawi się na liście „Zamówienia”. Tam sprawdzasz adres kupującego, pakujesz i wysyłasz produkt, a potem wpisujesz numer śledzenia i link do śledzenia przesyłki, po czym klikasz „Oznacz jako wysłane”. System wyśle kupującemu wiadomość, pokaże mu informacje o śledzeniu przesyłki, zakończy zamówienie, a Twoje zarobki zostaną rozliczone. W tym artykule omówimy cały proces po zakupie – od znalezienia zamówienia, przez wysłanie paczki, aż po prawidłowe zamknięcie transakcji.

Pola związane z konfiguracją zostały omówione w Sprzedaż produktów fizycznych i Konfiguracja wysyłki. Ten artykuł zaczyna się od momentu, w którym kupujący dokonuje płatności.

1. Ustalenie kolejności

Otwórz Store Manager → Zamówienia. Nowe płatne zamówienia pojawiają się na górze z statusem Przetwarzanie. Lista domyślnie pokazuje wszystkie twoje zamówienia — nie musisz stosować żadnych filtrów, żeby znaleźć nowe.

Jeśli sprzedajesz zarówno produkty fizyczne, clips, zamówienia na zamówienie, jak i napiwki, lista zamówień może stać się dość zagmatwana. Skorzystaj z rozwijanego menu na pasku filtrów, które zawiera trzy opcje:

• Wszystkie zamówienia — każde zamówienie, każdy rodzaj. Ustawienie domyślne.
• Tylko w wersji fizycznej — każde zamówienie, które zawiera co najmniej jeden produkt fizyczny.
• Trzeba to wysłać — zamówienia fizyczne, które nie zostały jeszcze oznaczone jako wysłane, z wyłączeniem tych, które zostały zrealizowane, zwrócone, zakończyły się niepowodzeniem, zostały Anulowane lub już wysłane. To jest widok tabeli live.

“Do wysyłki” to twoja codzienna kolejka zleceń do realizacji. Jeśli jest pusta, to znaczy, że jesteś na bieżąco.

2. Otwarcie zlecenia

Kliknij zamówienie, żeby je otworzyć Store Manager → Zamówienia → Szczegóły zamówienia. Na górze zobaczysz standardowe podsumowanie zamówienia: pozycje, sumę częściową, koszty wysyłki, sumę całkowitą oraz adres wysyłki kupującego. Poniżej, w przypadku każdego zamówienia zawierającego produkt fizyczny, znajdziesz Wysyłka panel.

Panel „Wysyłka” to wszystko, czego potrzebujesz do realizacji zamówienia. Zanim wyślesz przesyłkę, znajdziesz tam krótki formularz — Numer śledzenia pole, a Adres URL śledzenia pole oraz Oznacz jako wysłane przycisk. Gdy oznaczysz zamówienie jako wysłane, ten sam panel przełączy się w tryb tylko do odczytu Wysłane potwierdzenie zawierające numer przesyłki i link, który został zapisany.

W przypadku zamówień na produkty fizyczne nie ma rozwijanego menu ze statusem zamówienia. Nie ustalasz statusu ręcznie – dopiero zaznaczenie, że zamówienie zostało wysłane, powoduje przejście statusu z „W trakcie realizacji” do „Zrealizowane”. Dzięki temu Twoja wypłata jest powiązana z faktyczną wysyłką.

Wypełnij etykietę wysyłkową na podstawie adresu podanego w zamówieniu. Nazwę kraju podaj w pełnej formie (Niemcy, Francja, Wielka Brytania), żeby nie było wątpliwości, jeśli kod kraju kupującego to np. „DE”.

3. Zapakuj i wyślij

Zapakuj przedmiot tak, jak opisałeś to w ogłoszeniu. Jeśli kupujący zaznaczył jakieś dodatki przy finalizacji zamówienia — Pachnące, Noszę to o jeden dzień dłużej, Spersonalizowana, podpisana notatka, Film na zamówienie clip, albo jakiekolwiek dodatkowe elementy, które sam dodałeś — pojawiają się one w koszyku jako osobne pozycje w zamówieniu. Uwzględnij każdą z nich.

Kilka wskazówek dotyczących pakowania, które pozwolą uniknąć zgłoszeń do pomocy technicznej:

• Użyj koperty z wyściółką lub małego pudełka z folią bąbelkową, a nie zwykłej papierowej koperty.
• Jeśli wysyłasz coś delikatnego (używaną odzież, podpisane grafiki, jedzenie), włóż nieprzezroczystą torebkę do wewnętrznej części koperty, żeby zawartość paczki nie była widoczna przez ewentualne przetarcia czy rozdarcia.
• Nie wpisuj nazwy produktu na opakowaniu. Jako adres zwrotny możesz podać skrytkę pocztową albo nazwę swojej firmy; platforma nie ujawnia Twojego adresu kupującym.
• Zdobądź śledzone skorzystaj z tej usługi, jeśli tylko to możliwe. Przesyłki bez śledzenia pozwalają zaoszczędzić kilka euro, ale kosztują cię sto, gdy coś się zgubi i musisz zwrócić pieniądze.

Gdy paczka zostanie wysłana, a ty otrzymasz numer śledzenia i link od przewoźnika, wróć na stronę ze szczegółami zamówienia.

4. Wprowadzanie danych śledzenia i oznaczanie przesyłki jako wysłanej

W Wysyłka Na panelu są dwa pola i przycisk:

• Numer śledzenia — wklej numer, który podał ci przewoźnik (na paragonie lub na koncie u przewoźnika).
• Adres URL śledzenia — strona przewoźnika z informacjami o przesyłce. Najłatwiej to zrobić tak: wpisz numer śledzenia na stronie przewoźnika, poczekaj, aż strona z informacjami o przesyłce się załaduje, a potem skopiuj adres z przeglądarki i wklej go tutaj. Musi zaczynać się od http:// lub https://.

Oba pola są obowiązkowe. Gdy wypełnisz oba, kliknij Oznacz jako wysłane. W jednym kroku, a mianowicie:

1. Zapisuje numer przesyłki i link przypisane do zamówienia.
2. Wysyła kupującemu e-mail z informacją, że zamówienie jest już w drodze, wraz z danymi do śledzenia przesyłki.
3. Pokazuje Kod śledzący i Adres URL śledzenia na stronie zamówienia kupującego, żeby mógł od razu przejść do strony przewoźnika.
4. Przenosi zamówienie z Przetwarzanie do Zakończono, co powoduje, że twoja prowizja zostanie uwolniona do standardowego cyklu wypłat.

Po zapisie na panelu pojawia się zielona Wysłane potwierdzenie z podanym przez ciebie numerem śledzenia, dzięki czemu zawsze masz zapis tego, co zostało wysłane.

5. Naprawianie błędu po wysyłce

Gdy zamówienie zostanie oznaczone jako wysłane, w panelu „Przesyłka” numer śledzenia jest widoczny tylko do wglądu – nie można go już edytować. Jeśli zapisałeś zły numer śledzenia albo przez pomyłkę oznaczyłeś zamówienie jako wysłane, zgłoś sprawę do pomocy technicznej, podając numer zamówienia, a my to naprawimy. W międzyczasie, jeśli kupujący dostał już e-mail z błędnym numerem, DM mu ten właściwy, żeby nie śledził niewłaściwej paczki.

6. Zwroty pieniędzy, zwroty towarów i zagubione paczki

Panel „Przesyłki” nie obsługuje zwrotów – to osobny proces:

• Kupujący anulował zamówienie, zanim je opublikowałeś. Zrób zwrot, korzystając ze standardowego przycisku zwrotu przy zamówieniu, i nie zaznaczaj, że zostało wysłane. Zamówienie przejdzie do statusu „Zwrócone”, a Twoja prowizja zostanie cofnięta.
• Kupujący twierdzi, że paczka nigdy nie dotarła. Najpierw sam sprawdź status przesyłki u przewoźnika – w połowie przypadków paczka jest w sortowni albo u sąsiada. Jeśli naprawdę się zgubiła, złóż reklamację u przewoźnika i uzgodnij z kupującym, czy zwrócisz pieniądze, czy wyślesz paczkę ponownie. Większość sprzedawców creator zwraca pieniądze, a sprawy z przewoźnikiem załatwia osobno.
• Kupujący chce zwrócić towar. Na platformach z treściami dla dorosłych zazwyczaj nie ma możliwości zwrotu produktów fizycznych (noszona odzież, zapieczętowana żywność itp.) – zaznacz to w opisie produktu. Jeśli chcesz zaakceptować zwrot konkretnego produktu, uzgodnij to przez DM, a po otrzymaniu przesyłki skorzystaj ze standardowej procedury zwrotu środków.
• Zły adres. Jeśli kupujący podał zły adres i paczka wróciła, masz dwie opcje: zwrócić kupującemu pieniądze (po odliczeniu kosztów wysyłki, które pokryłeś z własnej kieszeni, jeśli chcesz) albo poprosić go o ponowne opłacenie wysyłki, żeby wysłać paczkę jeszcze raz. Zawsze uzgodnij to z kupującym przed ponowną wysyłką.

Jeśli sprawa zwrotu utknęła w martwym punkcie – kupujący nie chce potwierdzić odbioru zwrotu, nie możesz skontaktować się z przewoźnikiem albo kupujący zgłasza obciążenie zwrotne – zgłoś sprawę do pomocy technicznej, podając numer zamówienia. Możemy w tym pomóc.

7. Autouzupełnianie zamówień i zarobki

Gdy dla każdej pozycji w zamówieniu zostanie zapisany numer śledzenia, zamówienie automatycznie przechodzi do Zakończono. To powoduje kilka rzeczy:

• Wiersz z prowizją za to zamówienie przechodzi do statusu “wysłane” i rozpoczyna standardowy cykl wypłat.
• Kupujący dostaje standardowy e-mail z potwierdzeniem “zamówienie zrealizowane”.
• Zamówienie znika z twojego Trzeba to wysłać filtr (bo już go nie ma w Processingu).

Nie musisz ręcznie zaznaczać niczego jako „Zrealizowane”. Automatyczne zaznaczanie opiera się na zasadzie: „każda fizyczna pozycja w tym zamówieniu podlega śledzeniu” – jeśli masz zamówienie zawierające jedną pozycję fizyczną i jeden Clip cyfrowy, śledzeniu podlega tylko ta pozycja fizyczna; Clip jest dostarczany automatycznie po dokonaniu płatności przez kupującego.

Najczęściej zadawane pytania

P: Gdzie mogę znaleźć adres kupującego?
Na stronie szczegółów zamówienia, w podsumowaniu zamówienia u góry. To adres rozliczeniowy kupującego; domyślnie używamy go do wysyłki, chyba że kupujący podał osobny adres wysyłki podczas finalizacji zamówienia (w takim przypadku oba adresy są widoczne w zamówieniu).

P: Czy kupujący widzą moje prawdziwe imię i nazwisko oraz adres?
Kupujący nie widzą twojego prawdziwego adresu – na paczce widnieje tylko adres zwrotny, który sam tam wpiszesz (skrzynka pocztowa, nazwa firmy, adres sąsiada itp.). Na samym zamówieniu widzą Twoją nazwę z serwisu store, a nie Twoje prawdziwe imię i nazwisko, chyba że podałeś je w profilu store.

Pytanie: Nie mam numeru śledzenia — na poczcie dostałem tylko znaczek i to wszystko.
W panelu „Przesyłka” trzeba podać zarówno numer śledzenia, jak i link do śledzenia, więc bez nich nie da się oznaczyć zamówienia jako wysłanego. Tak czy inaczej, zdecydowanie zalecamy skorzystanie z usługi z możliwością śledzenia – różnica w cenie to zazwyczaj 1–2 euro, a to chroni cię przed sporami typu „nie dotarło”. Jeśli możesz skorzystać tylko z przesyłki bez śledzenia, jako link wpisz ogólną stronę śledzenia przewoźnika, a jako numer – numer referencyjny z potwierdzenia, DM kupującemu, żeby poinformować go, że przesyłka nie jest śledzona, i otwórz zgłoszenie, jeśli robisz to regularnie.

P: Czy mogę zbiorczo oznaczyć kilka zamówień jako wysłane?
Nie bezpośrednio z listy zamówień – każde zamówienie ma swój własny panel „Wysyłka”. Jeśli wysyłasz wiele zamówień naraz, otwórz je w kartach, uzupełnij dane śledzenia i zaznacz, że zostały wysłane, jedno po drugim. Większość twórców osiąga tempo 5–6 zamówień na minutę.

Pytanie: Wysłałem przesyłkę, a potem zdałem sobie sprawę, że wysłałem niewłaściwy produkt. Co mam zrobić?
Natychmiast napisz do kupującego za pośrednictwem DM, przeproś i zaproponuj jedną z tych opcji: (a) kupujący zatrzymuje to, co wysłałeś, a ty wysyłasz właściwy produkt osobno, albo (b) kupujący odsyła niewłaściwą przesyłkę na twój koszt, a ty wyślesz mu właściwą. Zwróć pieniądze tylko wtedy, gdy ani opcja (a), ani (b) nie wchodzą w grę. Jeśli wysyłasz drugą paczkę, wyślij kupującemu DM z nowym numerem śledzenia lub otwórz zgłoszenie, jeśli potrzebujesz pomocy.

P: Dlaczego zamówienie nie zostało automatycznie zamknięte po tym, jak zaznaczyłem, że zostało wysłane?
Albo: (a) wciąż jest tam pozycja bez numeru śledzenia – sprawdź pozycje zamówienia; czasami kupujący zamówił dwie rzeczy, a tylko jedna ma numer śledzenia; (b) zamówienie miało już status końcowy (zwrot, niepowodzenie, Anuluj), a algorytm automatycznego uzupełniania z założenia pomija takie przypadki. Jeśli żadna z tych opcji nie ma zastosowania, zgłoś zgłoszenie.

P: Przez pomyłkę zaznaczyłem, że zamówienie zostało wysłane. Jak to cofnąć?
W panelu nie ma opcji cofnięcia zamówienia po jego wysłaniu. Zgłoś sprawę do pomocy technicznej, podając numer zamówienia, a my je anulujemy. Wyślij też DM do kupującego, jeśli przez pomyłkę dostał e-mail z powiadomieniem o wysyłce.

P: Czy kupujący może wysłać mi wiadomość w sprawie zamówienia?
Tak – standardowy system wiadomości działa. Użytkownicy mogą wysyłać ci prywatne wiadomości z twojego konta store, a ty zobaczysz je na zwykłej stronie wiadomości razem z pozostałymi prywatnymi wiadomościami. Niektórzy użytkownicy creator wolą odpowiadać na pytania dotyczące konkretnych zamówień w wątku z uwagami do zamówienia, ale w większości przypadków prywatne wiadomości są w porządku.

P: Kiedy dostanę zapłatę za produkt fizyczny?
Gdy zamówienie zostanie automatycznie zamknięte (wpisałeś numer śledzenia i zaznaczyłeś, że wszystkie pozycje zostały wysłane), Twoja prowizja trafi do standardowego cyklu wypłat — dokładne daty znajdziesz na swoim panelu sprzedaży.

Z punktu widzenia kupującego

Ciekawi cię, co widzi twój klient, czekając na paczkę? Czas dostawy i śledzenie przesyłki Obejmuje to perspektywę kupującego: zmianę statusu z „W trakcie realizacji” na „Zrealizowane”, e-mail z informacją „Twoje zamówienie zostało zrealizowane”, miejsce, w którym numer śledzenia pojawia się w zamówieniu, oczekiwania związane z odprawą celną oraz procedurę postępowania w przypadku zagubienia paczki. Zapoznanie się z tym z drugiej strony pomoże ci przewidzieć pytania, jakie zadadzą kupujący do działu obsługi klienta.

Potrzebujesz więcej pomocy?

Jeśli sprawa zwrotu utknęła w martwym punkcie, zamówienie nie zostanie automatycznie zrealizowane mimo zapisu wszystkich danych śledzenia albo kupujący zgłasza spór, którego nie możesz rozwiązać w DM, otwórz zgłoszenie do pomocy technicznej w panelu store manager i wybierz opcję Przedmioty fizyczne kategoria. Podaj numer zamówienia i krótkie streszczenie; przyjrzymy się temu.