Evasione degli ordini fisici: ricerca dell'ordine, imballaggio, tracciamento e rimborsi.

Guida video

Preferisci guardare un video? Questo video ti guida attraverso l'intero processo di evasione degli ordini: come trovare l’ordine nella coda "Da spedire", l’indirizzo dell’acquirente, il pannello "Spedizioni", come inserire il codice di tracciamento, come contrassegnare l’ordine come spedito e cosa succede ai tuoi guadagni.

Quando un acquirente paga uno dei tuoi articoli fisici, l'ordine compare nell'elenco dei tuoi ordini. Da lì controlli l'indirizzo dell'acquirente, imballi e spedisci l'articolo, poi inserisci il numero di tracciamento e il link di tracciamento e clicchi su "Contrassegna come spedito". Il sistema invia un messaggio all’acquirente per conto tuo, gli mostra le informazioni di tracciamento, completa l’ordine e i tuoi guadagni vengono accreditati. Questo articolo ti guida attraverso l’intero flusso post-acquisto: dalla ricerca dell’ordine alla spedizione del pacco, fino alla chiusura definitiva dell’ordine.

I campi relativi alla configurazione sono trattati in Vendita di articoli fisici e Configurazione della spedizione. Questo articolo parte dal momento in cui un acquirente effettua il pagamento.

1. Trovare l'ordine

Aprire Responsabile di negozio → Ordini. I nuovi ordini pagati compaiono in cima con lo stato Elaborazione. L'elenco mostra di default tutti i tuoi ordini: non devi applicare alcun filtro per trovarne uno nuovo.

Se vendi un mix di articoli fisici, Clips, ordini personalizzati e mance, l'elenco degli ordini può diventare un po' confuso. Usa il menu a tendina nella barra dei filtri, che offre tre opzioni:

• Tutti gli ordini — ogni ordine, ogni tipo. L'impostazione predefinita.
• Solo in negozio — ogni ordine che contenga almeno un articolo fisico.
• Da spedire — gli ordini fisici che non sono ancora stati contrassegnati come spediti, esclusi quelli completati, rimborsati, non andati a buon fine, annullati o già spediti. È questa la vista su cui concentrarti.

"Da spedire" è la tua coda giornaliera delle spedizioni. Se è vuota, sei in pari con il lavoro.

2. Aprire un ordine

Clicca su un ordine per aprirlo Responsabile di negozio → Ordini → Dettagli ordine. In alto vedrai il riepilogo standard dell'ordine: voci, subtotale, spese di spedizione, totale e indirizzo di spedizione dell'acquirente. Sotto, per ogni ordine che contiene un articolo fisico, troverai un Spedizione pannello.

Il pannello “Spedizioni” è tutto ciò che ti serve per gestire le spedizioni. Prima di effettuare la spedizione, ti propone un breve modulo — un Numero di tracciamento campo, un URL di tracciamento campo, e un Contrassegna come spedito pulsante. Una volta che hai contrassegnato l'ordine come spedito, lo stesso pannello passa alla modalità di sola lettura Spedito la conferma con il numero di tracciamento e il link che hai salvato.

Negli ordini fisici il menu a tendina con lo stato dell'ordine non è attivo. Non devi impostare lo stato manualmente: basta contrassegnare l'ordine come spedito per farlo passare dallo stato "In elaborazione" a "Completato". In questo modo il tuo pagamento rimane legato alla spedizione effettiva.

Compila l'etichetta di spedizione usando l'indirizzo indicato nell'ordine. Il nome del Paese va scritto per esteso (Germania, Francia, Regno Unito), così non ci sono dubbi se il codice del Paese dell'acquirente è, ad esempio, “DE”.

3. Imballa e spedisci

Imballa l'articolo proprio come l'hai descritto nell'annuncio. Se l'acquirente ha selezionato qualche extra al momento del pagamento — Profumato, Indossato un giorno in più, Biglietto firmato personalizzato, Video personalizzato clip, o qualsiasi extra personalizzato che hai aggiunto: nell’ordine compaiono come voci separate nel carrello. Rispettale tutte.

Ecco qualche consiglio per preparare i pacchi che ti eviterà di dover aprire ticket di assistenza in seguito:

• Usa una busta imbottita o una scatolina con del pluriball, non una semplice busta di carta.
• Se il contenuto è delicato (abiti indossati, stampe autografate, alimenti), usa un sacchetto interno opaco all’interno della busta esterna, in modo che il contenuto del pacco non sia visibile attraverso eventuali segni di usura o strappi.
• Non scrivere il nome dell'articolo sulla busta. L'indirizzo del mittente può essere una casella postale o la ragione sociale della tua azienda; la piattaforma non rivela il tuo indirizzo agli acquirenti.
• Prendi un tracciato servizio, se proprio possibile. La posta non tracciata ti fa risparmiare qualche euro, ma ti costa un centinaio quando qualcosa va perso e devi rimborsare.

Una volta che il pacco è stato spedito e hai ricevuto il numero di tracciamento e il link dal corriere, torna alla pagina dei dettagli dell'ordine.

4. Inserimento del tracciamento e contrassegnare come spedito

Nel Spedizione Nel pannello ci sono due campi e un pulsante:

• Numero di tracciamento — incolla il numero che ti ha fornito il corriere (che trovi sulla ricevuta o nel tuo account del corriere).
• URL di tracciamento — la pagina di tracciamento del corriere relativa alla spedizione. Il modo più semplice per ottenerla: cerca il tuo numero di tracciamento sul sito del corriere, aspetta che si carichi la pagina della spedizione, poi copia l'indirizzo dal browser e incollalo qui. Deve iniziare con http:// o https://.

Entrambi i campi sono obbligatori. Una volta compilati entrambi, clicca su Contrassegna come spedito. In un solo passaggio, ovvero:

1. Salva il numero di tracciamento e il link associati all'ordine.
2. Invia un'e-mail all'acquirente per informarlo che il suo ordine è in arrivo, con i dettagli di tracciamento.
3. Mostra il Codice di tracciamento e URL di tracciamento direttamente sulla pagina dell'ordine dell'acquirente, così può cliccare direttamente sul sito del corriere.
4. Sposta l'ordine da Elaborazione a Completato, che inserisce la tua commissione nel ciclo di pagamento standard.

Una volta salvato, il pannello mostra un verde Spedito una conferma con il codice di tracciamento che hai inserito, così avrai sempre traccia di ciò che è stato spedito.

5. Come correggere un errore dopo la spedizione

Una volta che un ordine viene contrassegnato come spedito, il pannello “Spedizioni” mostra il numero di tracciamento in sola lettura: non è più possibile modificarlo. Se hai salvato il numero di tracciamento sbagliato o hai contrassegnato un ordine come spedito per errore, apri un ticket di assistenza indicando il numero dell’ordine e provvederemo a correggere l’errore. Nel frattempo, se all’acquirente è già stato inviato via e-mail un numero errato, DM lui un messaggio privato con quello corretto, così non seguirà il pacco sbagliato.

6. Rimborsi, resi e pacchi smarriti

Il pannello "Spedizioni" non gestisce i rimborsi: si tratta di una procedura a parte:

• L'acquirente ha annullato l'ordine prima che tu pubblicassi l'annuncio. Effettua il rimborso tramite il pulsante di rimborso standard dell'ordine e non contrassegnarlo come spedito. L'ordine passerà allo stato "Rimborsato" e la tua commissione verrà stornata.
• L'acquirente dice che il pacco non è mai arrivato. Per prima cosa, controlla tu stesso lo stato della spedizione con il corriere: il più delle volte il pacco si trova in un deposito o è stato consegnato a un vicino. Se è davvero andato perso, presenta un reclamo al corriere e concorda con l’acquirente se rimborsarlo o rispedirgli il pacco. La maggior parte dei Creators opta per il rimborso e poi si occupa separatamente di recuperare i soldi dal corriere.
• L'acquirente vuole restituire l'articolo. Sulle piattaforme con contenuti per adulti, gli articoli fisici in genere non sono restituibili (abiti indossati, alimenti sigillati, ecc.) — specificalo nella descrizione del tuo articolo. Se vuoi accettare un reso per un articolo specifico, concorda i dettagli tramite DM e segui la procedura standard di rimborso una volta ricevuto il pacco.
• Indirizzo sbagliato. Se l'acquirente ha inserito un indirizzo sbagliato e il pacco ti viene restituito, hai due opzioni: rimborsare l'acquirente (detraendo le spese di spedizione che hai pagato di tasca tua, se vuoi) oppure fargli pagare di nuovo le spese di spedizione per rispedirlo. Mettiti sempre d'accordo prima di rispedirlo.

Se una richiesta di rimborso va in stallo — ad esempio, l’acquirente si rifiuta di confermare la ricezione del reso, non riesci a contattare il corriere o l’acquirente sta richiedendo uno storno di addebito — apri un ticket di assistenza indicando il numero dell’ordine. Possiamo fare da mediatori.

7. Completamento automatico degli ordini e guadagni

Una volta che per ogni singola voce fisica di un ordine è stato salvato il codice di tracciamento, l'ordine passa automaticamente a Completato. Questo fa succedere un paio di cose:

• La riga relativa alla tua commissione per quell’ordine passa allo stato “spedito” e avvia il ciclo di pagamento standard.
• L'acquirente riceve la classica email di conferma con il messaggio "Ordine completato".
• L'ordine scompare dalla tua Da spedire filtro (visto che non è più in Processing).

Non devi contrassegnare nulla come "Completato" a mano. Il completamento automatico si basa sul principio che "ogni articolo fisico presente in questo ordine è soggetto a tracciamento": se hai un ordine con un articolo fisico e un Clip digitale, solo l'articolo fisico deve essere tracciato; il Clip viene consegnato automaticamente quando l'acquirente paga.

Domande frequenti

D: Dove trovo l'indirizzo dell'acquirente?
Nella pagina dei dettagli dell'ordine, nel riepilogo in alto. È l'indirizzo di fatturazione dell'acquirente; lo usiamo come indirizzo di spedizione predefinito, a meno che non abbia inserito un indirizzo di spedizione diverso al momento del pagamento (nel qual caso entrambi vengono visualizzati nell'ordine).

D: Gli acquirenti vedono il mio vero nome e indirizzo?
Gli acquirenti non vedono il tuo indirizzo vero e proprio: sul pacco compare solo l'indirizzo del mittente che hai indicato (casella postale, ragione sociale, indirizzo di un vicino, ecc.). Sull'ordine stesso vedono il nome del tuo Store, non il tuo nome legale, a meno che tu non abbia inserito il tuo vero nome nel profilo del Store.

D: Non ho un numero di tracciamento: all’ufficio postale mi hanno dato solo un francobollo e basta.
Nel pannello “Spedizione” servono sia un numero di tracciamento che un link di tracciamento, quindi non puoi contrassegnare un ordine come spedito senza questi dati. Ti consigliamo vivamente di usare comunque un servizio tracciabile: la differenza di costo è di solito di 1–2 € e ti protegge dalle contestazioni del tipo “non è arrivato”. Se puoi usare solo un servizio senza tracciamento, inserisci come link la pagina generica di tracciamento del corriere e come numero il riferimento riportato sulla tua ricevuta, DM l’acquirente per fargli sapere che la spedizione non è tracciabile e apri un ticket se lo fai regolarmente.

D: Posso contrassegnare in blocco più ordini come spediti?
Non direttamente dall’elenco degli ordini: ogni ordine ha il proprio pannello di spedizione. Se spedisci tanti ordini in una volta sola, aprili in schede separate, inserisci il codice di tracciamento e contrassegnali come spediti uno dopo l’altro. La maggior parte dei creatori riesce a mantenere un ritmo di 5–6 al minuto.

D: Ho spedito il pacco, ma poi mi sono reso conto di aver mandato l'articolo sbagliato. Cosa devo fare?
DM l’acquirente, scusati e proponi una delle due opzioni: (a) che lui tenga quello che gli hai mandato e tu gli spedisci l’articolo corretto a parte, oppure (b) che lui ti rispedisca l’articolo sbagliato a tue spese e tu gli rimandi quello giusto. Rimborsa solo se né (a) né (b) sono accettabili. Se spedisci un secondo pacco, DM l’acquirente con il nuovo codice di tracciamento, oppure apri un ticket se hai bisogno di aiuto.

D: Perché l'ordine non è stato completato automaticamente dopo che l'ho contrassegnato come spedito?
O: (a) c'è ancora una voce dell'ordine senza tracciabilità — controlla le voci dell'ordine, a volte un acquirente ha ordinato due articoli e solo uno ha il codice di tracciamento; (b) l'ordine era già in uno stato terminato (rimborsato, non andato a buon fine, annullato) e la logica di completamento automatico li salta per impostazione predefinita. Se nessuna delle due opzioni è valida, apri un ticket.

D: Ho contrassegnato per sbaglio un ordine come "spedito". Come faccio a annullare l'operazione?
Una volta che un ordine è stato spedito, non è possibile annullarlo dal pannello di controllo. Apri un ticket di assistenza indicando il numero dell'ordine e provvederemo a stornarlo. DM anche l'acquirente se gli è stata inviata per errore una notifica di spedizione via e-mail.

D: Un acquirente può mandarmi un messaggio riguardo a un ordine?
Sì, il sistema di messaggistica standard funziona. Possono mandarti un DM dal tuo Store e lo vedrai nella solita pagina dei messaggi insieme a tutti gli altri tuoi DM. Alcuni Creator preferiscono gestire le domande specifiche sugli ordini tramite la sezione delle note dell’ordine, ma per la maggior parte delle cose va benissimo un DM.

D: Quando vengo pagato per un articolo fisico?
Una volta che l'ordine viene completato automaticamente (hai inserito il numero di tracciamento e contrassegnato tutte le righe relative alla merce spedita), la tua commissione entra nel ciclo di pagamento standard: controlla la tua dashboard delle vendite per le date esatte.

Dal punto di vista dell’acquirente

Ti chiedi cosa vede il tuo cliente mentre aspetta il pacco? Tempi di spedizione e tracciabilità tratta il punto di vista dell'acquirente: il passaggio dallo stato "In elaborazione" a "Completato", l'email "Il tuo ordine è stato completato", dove compare il numero di tracciamento sull'ordine, cosa aspettarsi in dogana e la procedura da seguire in caso di smarrimento del pacco. Leggerlo dal punto di vista dell'acquirente ti aiuta ad anticipare le domande che ti faranno gli acquirenti all'assistenza.

Ti serve altro aiuto?

Se c'è un problema con un rimborso, se un ordine non viene completato automaticamente nonostante tutti i dati di tracciamento siano stati salvati, o se un acquirente apre una contestazione che non riesci a risolvere tramite DM, apri un ticket di assistenza dal tuo Store Manager e seleziona l'opzione Oggetti fisici categoria. Inserisci il numero d’ordine e una breve descrizione; daremo un’occhiata.